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JOURNAL IGF
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FMI
VOLUME 24, N° 1
II est très important d’intégrer les sys-
tèmes administratifs de tous les ministères
pour tirer profit des méthodes de gestion les
plus récentes. A l’heure actuelle, les grands
ministères chargés de plusieurs programmes
peuvent difficilement atteindre cet objec-
tif et l’adoption de systèmes administratifs
communs ne fera qu’aggraver le problème.
Les responsables de l’élaboration de sys-
tèmes communs doivent être à la hauteur
de la tâche. Les systèmes administratifs
communs doivent satisfaire aux besoins des
utilisateurs. Si les systèmes communs n’ont
pas la souplesse requise pour donner les
résultats escomptés, les systèmes de ges-
tion des finances, du personnel et des biens
immobiliers seront élaborés à la verticale et
chaque ministère sera tenu de contourner
les lacunes pour satisfaire aux besoins par-
ticuliers de ses employés et de ses cadres
supérieurs.
Le système proposé par le CRA est très
souple, reste à savoir s’il sera possible d’en
concrétiser les concepts.
Question n° 2 :
Les ministères du gouvernement
fédéral pourraient-ils s’y prendre au-
trement pour élaborer et exploiter des
systèmes administratifs communs?
Quelles sont vos recommandations en
ce sens?
David Holmes :
II est clair que les fonctions administra-
tives des programmes et services offerts
par les ministères ne doivent pas tous être
réalisés à partir de systèmes particularisés.
À cet égard, nous nous devons d’examiner
un grand nombre de solutions de rechange.
II faut d’abord profiter au maximum de la
technologie élaborée par le secteur privé qui
offre des produits à la mesure des besoins
administratifs du gouvernement. Un grand
nombre de ces produits ne requièrent
qu’une mise de fonds minime et des experts
s’occupent de la formation, de l’entretien et
des services téléphoniques de dépannage.
Une des meilleures façons de tirer le
maximum de ressources restreintes est le
partage de ce qui a déjà été fait ou de ce
qui se fait. Les restrictions budgétaires for-
cent les gestionnaires à examiner de nou-
veaux projets d’élaboration et d’identifier
les occasions de partager les informations,
technologies et installations existantes. Les
économies ainsi réalisées peuvent donc ser-
vir à financer d’autres projets.
Le Programme d’échange de logiciel
du MAS est un exemple typique de cette
façon de procéder. Le MAS publie un cata-
logue d’applications particularisées qui
sont mises à la disposition des ministères
qui prône 1’approche matricielle. La gestion
des systèmes administratifs communs doit
s’articuler autour d’une stratégie de change-
ments au plan de la culture. En plus de
l’élaboration de stratégies d’infrastructure,
il faudra établir des programmes de for-
mation et de communication à l’appui des
changements culturels d’importance.
Quant à la technologie comme telle,
l’élaboration de matériel informatique, de
logiciels et de communications électro
niques permettra de remplacer les systèmes
commerciaux par des systèmes ouverts
conformes aux normes nationales ou in-
ternationales. Les utilisateurs prendront
rapidement connaissance des avantages des
systèmes administratifs communs lorsque
la technologie des systèmes ouverts sera
utilisée au sein de l’administration fédérale.
Avant de décider des technologies à uti-
liser, il faut clairement établir qui a besoin
d’information et où se procurer cette in-
formation. Avant d’attaquer les fonctions
portant sur l’analyse et la manipulation
de données à la taille des besoins des cli-
ents, nous devrions d’abord concentrer nos
efforts sur la saisie et le partage de données
car ces fonctions sont à la base des systèmes
communs.
Il faudra également instaurer des mé-
canismes pour assurer la gestion et la
coordination dans le but de faciliter la
consultation, la prise de décisions et les
résultats. Le processus de coordination
suppose que les ministères se partagent les
coûts. Un ministère devra être affecté à la
coordination et faire preuve de leadership
dans 1’exercicede ses fonctions pour assurer
que les ministères s’entendent sur les fonc-
tions à traiter, les besoins communs en in-
formation et la normalisation des données.
Rear Admiral Peter Martin :
Tous les ministères du gouvernement
fédéral peuvent certes utiliser un système
administratif commun. Au premier abord,
l’adoption de systèmes communs sem-
ble idéale compte tenu des restrictions
budgétaires et des économies potentielles.
II faut cependant reconnaître et identifier
les embûches qui nous guettent et les éviter
à tout prix.
De nos jours, les activités des ministères
sont orientées vers le client. Le personnel
d’exécution et les cadres supérieurs doivent
avoir accès en direct et en temps réel aux
données des systèmes communs. Ces don-
nées leur permettront de répondre rapide-
ment aux questions des clients et de réaliser
le mandat du ministère. Nos systèmes au-
tomatisés doivent être conçu pour répon-
dre instantanément à toutes les demandes;
ce qui veut donc dire que les systèmes com-
muns doivent être conçus pour satisfaire à
des besoins en évolution constante.
l’échelle du gouvernement. L’adoption
d’un système administratif commun peut
sembler idéaliste mais le temps est venu de
choisir les solutions communes au profit
des pratiques individualistes.
Robert Giroux :
À l’échelle du gouvernement, de nom-
breux facteurs ont influencé l’intérêt porté
aux systèmes administratifs communs et
aux projets en ce sens. Soulignons les ef-
forts continus du gouvernement en vue
d’améliorer les services et la productivité
sans occasionner de dépenses supplémen-
taires et le perfectionnement de la techno
logie facilitant le partage de l’information
entre les organismes.
L’échange rapide et efficace de 1’infor-
mation est indispensable à l’amélioration
des programmes et des services. Un des
objectifs clefs de l’élaboration des systèmes
administratifs communs est de diminuer
les inconséquences et le double emploi au
niveau de la terminologie, des procédures
et de l’information générée. Le défi con-
siste à prendre connaissance des avantages
des systèmes communs tout en comblant
les besoins en information des ministères
et de leur clientèle.
Le ministère des Travaux publics (MTP)
est particulièrement intéressé aux fonctions
relatives aux biens immobiliers. Nous cro
yons que nos clients pourraient retirer des
avantages directs du partage d’informations
sur les biens immobiliers. Quant à la com-
patibilité de nos logiciels avec les systèmes
communs, nous sommes confiants que les
spécialistes en informatique des secteurs
public et privé élaboreront des logiciels qui
satisferont aux besoins des ministères et de
l’administration fédérale. Pour ce qui est de
définir une solution réaliste, on peut consi
dérer deux extrêmes. L’une serait l’adoption
par tous les ministères de systèmes norma
lisés. L’autre serait l’utilisation de systèmes
indépendants reliés entre eux par des élé-
ments communs pour la préparation de rap-
ports. La solution pratique se situe proba-
blement entre ces deux extrêmes.
Nous devrons surmonter certains obsta-
cles avant d’être en mesure de réaliser des
solutions pratiques : partage des coûts et des
risques, conciliation des priorités et prises
de décisions rapides. Qui plus est, comme
la technologie des systèmes ouverts n’est
pas pour demain, il nous faudra également
s’adapter aux différentes technologies en
architecture.
Il faut aussi tenir compte de la culture or-
ganisationnelle. Le MTP termine un projet
sur la restructuration de ses investissements
en technologie de l’information (TI). La
mise en œuvre du plan stratégique ne peut
se faire sans remplacer les architectures
hiérarchiques verticales par une philosophie
